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グループ管理
HOS.GroupManagement
事務処理の後始末に労力をかけすぎていませんか、電子化や情報の一元化は進んでいますか、最小限の費用で最大限の効果を発揮するシステムを導入し、情報化・ネットワーク社会に相応しいマネージメントを実現しませんか、オフィスワークの効率化、低コスト化はあなたの意識にかかっています。
グループ会員の基礎情報、各種事業、請求・受入など、会員に関する情報のネットワーク上での共同管理を実現し、グループ事務局の煩雑な作業の効率化をサポートします。多彩な基本機能とオプション機能を持つベースシステムの活用で、カスタマイズ費用を最小限に抑えた経済的なシステム導入が可能で、事務局業務の共同作業、電子化、効率化 、低コスト化を実現、Officeware、Fileware、iDesktopと合わせて広範な電子化と効率化をサポートします。
 
 
 
業務統制はとれていますか、個人プレーに頼っていませんか
 
現状の組合や各種団体の事務局の業務は、ペーパーベースで行われているケースが多く、また業務内容ごとに担当が分担され、担当者の急な長期休暇や退職などが発生した場合に、業務情報の引継ぎが充分に行えず、後任者へ大きな負担がかかったり、時には事務局内が混乱するなどの事態になりかねないのが現状です。コンピュータの普及によって、エクセルなどを活用して電子的な業務に転換されているケースも見受けられますが、これらも担当者の能力によって活用のされ方が異なり、個人プレーになりがちで担当者不在時などの混乱の解消にはなりません。また、会員への請求処理についても、担当者ごとに複数発送され、事務局も会員にとっても効率 的とはいえない処理がなされているケースも多くあるようです。
 
 
 
業務のIT化を通して業務統制の実現へ
 

グループ管理「HOS.GroupManagement」は、会員に関する各種情報の処理をシステム化することによって統制の取れた業務に転換し、事務局全体が各種情報を日常的に共有することで担当者不在時の混乱要因を取り除くと共に、効率的な業務処理を実現する事ができます。
組合や各種団体の事務局は、業種や活動内容によって業務内容は異なります。「くみ愛」は基本機能とオプション機能をもつベースシステムとして提供し、業務内容に合わせてカスタマイズすることで、経済的に短期間での導入が可能です。

 
 
 
事務処理のペーパーレス化が効率化の必須条件
 

会員台帳、請求書控え、健康保険台帳などの各種請求項目ごとの台帳を電子化することにより、ペーパーの使用を最小限に抑え、事務処理を効率化します。また、 情報を共有することで会員からの請求内容など各種の問い合わせにも敏速に対応することができます。

 
 
 
定期的に発生する請求内容の自動計上で請求業務を軽減
 
会費、健康保険、労働保険など、定期的に発生する請求内容(請求月や請求金額など)を会員ごとに予め登録することができます。登録された請求内容は、該当する月の請求書に自動的に反映させることができ、請求業務の労力を大幅に軽減することができます。
 
 
 
請求書のマルチ送付で請求書発送業務の軽減
 
郵送、FAX、電子メールでの請求書のマルチ送付が可能で、特に電子メールによる送付では一切ペーパーを使用せず、郵送や通信に係る費用も必要とせず、作業に要する労力と時間を最小限に抑えることができ、請求書の発行業務の一層の効率化を実現します。
 
 
 
請求金額の自動引落・自動入金で集金・入金処理を大幅に軽減
 

金融機関による自動引落を可能にするとともに、請求データの自動生成及び通信回線による送信、引落データの通信回線による受信及び自動入金処理を実現、請求・集金・入金処理に要する時間、労力、費用を大幅に削減することができます。

 
 
 
 システムの概要
 
 
機能 概要イメージ
 

 
 
 
会員情報、請求処理、表示・閲覧、メンテナンス、標準システムが必要最小限の充分な共通機能を提供
 

標準システム構成

 
 
専用フォルダリンク機能を持った会員登録画面
 
 
納品書作成画面
 
 
 
 
豊富なオプション基本システムが経済的なカスタマイズ製品を提供します
 
オプションシステム構成
 
 
健康険台帳画面例
 
 
 
 
 導入効果
 
 
各種台帳のペーパーレス化で事務処理を効率化・ 環境にも貢献
 

会員台帳、請求書控え及び各種請求項目ごとの台帳を電子化することにより、ペーパーの使用を最小限に抑え、作業を効率化し、会員からの請求内容など各種の問い合わせにも敏速に対応することができます。
 
会員100名の組合のペーパーレス化想定効果


 
 
 
定期的に発生する請求内容の自動計上で 請求業務を効率化
 

会費、健康保険、労働保険など、定期的に発生する請求内容(請求月や請求金額など)を会員ごとに予め登録することができます。登録された請求内容は、該当する月の請求書に自動的に反映させることができ、請求業務の労力を大幅に軽減することができます。
 
会員数100名の組合の請求業務の想定効率化効果

 
 
 
印刷・郵送、FAX自動送付、メール自動配信、請求書などのマルチ送付で発送業務を効率化
 

郵送、FAX、電子メールでの請求書のマルチ送付が可能で、特に電子メールによる送付では一切ペーパーを使用せず、郵送や通信に係る費用も必要とせず、作業に要する労力と時間を最小限に抑えることができ、請求書の発行業務の一層の効率化を実現します。
 
組合員100名の場合の請求書など発送業務の想定効率化効果

 
 
 
 
請求金額の自動引落・自動入金で回収業務を効率化
 

金融機関による自動引落を可能にするとともに、請求データの自動生成及び通信回線による送信、引落データの通信回線による受信及び自動入金処理を実現、請求・集金・入金処理に要する時間、労力、費用を大幅に削減することができます。
 
会員100名の場合の回収業務の想定効率化効果