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HOS.OfficeWare Report
取引先等登録票、回覧権限等設定書、報告文書原稿(様式)及び報告文書をワークフロー標準文書として、電子化された出力帳票は閲覧ソフトとして提供し、各報告文書の作成、回覧、承認、保管から経年廃棄まで、報告情報管理の全ライフサイクルの自動化、最適化、効率化をパッケージソフトで実現します。
また、統合基幹業務管理「HOS.OfficeWare Business」と統合する事により、より重要な顧客管理情報を提供する事ができます。
ただし、稼働にはワークフロー機能 「HOS.OfficeWare WorkflowPlus」(オプション)との統合が必要です。
  
 

ワークフロー分散入力型システムで提供

 

取引先等登録票、報告文書原稿(様式)及び報告文書など、報告情報管理アプリケーションの入力画面をワークフロー文書として提供、出力帳票は電子閲覧ソフトとして提供します。入力作業を電子文書・伝票作成作業に置き換え、作成、承認、保管、データ処理、電子帳票の生成まで、報告情報管理の全ライフサイクルの自動化、最適化、効率化を実現します。
システム製品は完全なパッケージ製品です。高機能、短納期を圧倒的な低価格で提供することができます。
ワークフローの経路管理及び文書・帳票の権限管理も、専門的な知識は必要なく、導入先での管理が可能です。

 
 
 

報告文書様式の構成

 
報告文書は顧客開拓、営業報告、クレーム報告など、報告種別によって報告内容が変わります。「HOS.OfficeWare Report」では、共通の報告文書形式を使用して、テキスト項目(選択入力方式可)5、数値項目5、日付項目3、時刻項目2を任意の項目として、項目名やテキスト項目の選択文字列を報告文書様式ごとに登録・設定する事ができます。また、その他タブのテキスト項目、チェック項目、添付ファイルも登録・設定する事ができます。
  
全般タブ
「詳細設定(1)」「詳細設定(2)」タブで設定された内容がリアルタイムに反映され、テスト入力も可能です。実際に使用する報告文書は、「全般」タブに設定された内容で作成されます。
詳細設定(1)タブ
文書名、文書番号生成ルール、表題生成ルール、保存期間、各種選択項目などの登録・設定を行います。設定された内容はリアルタイムで「全般」タブに反映されます。
詳細設定(2)タブ
テキスト項目、数値項目、日付項目、数値項目の項目タイトルや選択文字列などの登録・設定を行います。また、報告文書の「その他」タブのテキスト項目、チェック項目、標準添付ファイルの登録も行います。
その他タブ
標準で準備されている項目以外に記録が必要なテキスト項目、チェック項目の追加や、関連ファイルを添付する事ができます。
 
 
 

報告文書の構成

 
全ての文書の文書番号及び表題は生成ルールに従って自動生成されますので、人の手による管理の必要はありません。また、テキスト項目、チェック項目の追加や、関連ファイルの添付が可能な「その他」タブを全ての文書に設け、回覧情報を電子的に一元化しています。これにより、電子文書と紙情報の2元化した回覧による混乱はありません。
下記は報告文書の文書例です。
 
報告文書タブ
営業報告、顧客開拓、クレーム報告等、報告内容ごとに報告文書様式を作成する事で、目的に合わせた報告文書を作成する事ができます。項目の配置は同じですが、担当者、テキスト、数値、時間などの項目名は報告文書様式で予め設定する事ができます。文書番号や表題は自動生成され、番号管理等の煩わしさはありません。
また、報告案件の作成と報告開始、案件の報告終了も報告文書で処理する事ができます。

その他タブ
標準で準備されている項目以外に記録が必要なテキスト項目、チェック項目の追加や、関連ファイルを添付する事ができます。
コメント一覧タブ
報告文書作成以降、全ての使用者は全ての報告文書に対してコメントを入力する事ができます。
上部でコメントを入力し、下部で同一案件に入力された全てのコメントを表示します。
 
 
 

標準文書と作成手順

 
取引先等登録票
システム参加者を登録します。作成、回覧、承認、確定後、システム管理者が参加者のIDとパスワードを設定します。
回覧権限等設定書
回覧権限設定書を含むワークフロー文書の各種権限、回覧ルート、保管先、報告情報一覧の閲覧権限等を使用者ごと文書ごとに設定します。作成、回覧、承認、確定後、設定された内容の各種権限で使用する事が可能になります。
報告文書様式
顧客開拓、営業報告、クレーム処理等の報告内容に合わせて、報告文書の様式を設定・作成します。回覧、承認、確定後、設定された内容で報告文書様式が作成されます。
報告文書
作成された報告文書様式の回覧権限などを使用者ごとに回覧権限設定書で設定し、回覧、承認、確定します。確定直後から設定された各種回覧権限が自動的に付与され、使用者は報告文書を作成する事ができます。

 
 
 

統合業務管理 HOS.OfficeWare Business への統合

 
統合業務管理 HOS.OfficeWare Business とは統合する事ができます。取引先コードや物件コードと関連付けが可能で、売上情報、仕入情報、利益情報も含めて貴重な顧客管理情報を提供する事ができます。
 
 
 

電子帳票の生成と帳票例

 
電子帳票の生成
作成、回覧、承認、実行された報告文書はデータベースに保管されるとともに、電子帳票を生成します。閲覧権限の与えられた使用者は、ネットワーク上で自由に閲覧する事ができます。
 
電子帳票例
電子帳票は表示可能な項目の表示/非表示の切替や表示場所の移動が可能で、使用者ごとに最も適した表示内容の電子帳票を任意の種類設定し、必要に応じて選択して閲覧する事ができます。また、データ表示部は、表示内容をそのままエクセルに貼付、グラフや帳票を自由に作成する事ができます。

報告一覧