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HOS.OfficeWare Work
物件伝票及び業務日報をアプリケーション関連文書として「HOS.OfficeWare WorkflowPlus」(オプション)と統合、電子化された出力帳票は閲覧ソフトとして提供し、各文書の作成、回覧、承認、保管から経年廃棄、年次更新まで、業務時間管理の全ライフサイクルの自動化、最適化、効率化をパッケージソフトで実現します。
また、統合基幹業務管理「 HOS.OfficeWare Business」 と統合する事により、人件費の原価計上も自動化され、業務時間管理の圧倒的な効率化を実現します。
ただし、稼働にはワークフロー機能 「HOS.OfficeWare WorkflowPlus」(オプション)との統合が必要です。
 

ワークフロー分散入力型システムで提供

 

「HOS.OfficeWare WorkflowPlus」(オプション)に、業務時間管理アプリケーションの入力画面である物件伝票及び業務日報をワークフロー文書として提供、出力帳票は電子閲覧ソフトとして提供します。入力作業を電子文書・伝票作成作業に置き換え、作成、承認、保管、データ処理、電子帳票の生成まで、業務時間管理の全ライフサイクルの自動化、最適化、効率化を実現します。
システム製品は完全なパッケージ製品です。高機能、短納期を圧倒的な低価格で提供することができます。
ワークフローの経路管理及び文書・帳票の権限管理も、専門的な知識は必要なく、導入先での管理が可能です。

 
 

業務日報の構成

文書番号及び表題は生成ルールに従って自動生成されますので、人の手による管理の必要はありません。また、テキスト項目やチェック項目の追加や、関連ファイルの添付が可能な「その他」タブを設け、回覧情報を電子的に一元化しています。これにより、電子文書と紙情報の2元化した回覧による混乱はありません。
下記は業務日報の文書例です。
 
業務日報タブ
アプリケーションの入力画面の内容を文書化した画面です。伝票番号や表題は自動生成され、その他の入力項目も殆ど選択方式ですので、簡単に作成する事ができます。

その他タブ
標準で準備されている項目以外に記録が必要なテキスト項目、チェック項目の追加や、関連ファイルを添付する事ができます。
関連ファイルは写真、音声、ビデオ、ワードやエクセル等の文書、CAD図面等、あらゆるデータを添付する事が可能です。
 
 
 
標準文書と作成手順
 
取引先等登録票
社員、受注先、仕入先、外注先などを登録します。会社や個人の住所、電話、メールアドレスなどの詳細なデータ、取引条件データ、調査票などの関連資料の添付など、必要な関連情報を含めて回覧・承認・確定後、文書として一元的に保存管理すると共に、アプリケーションデータとして読込まれます。
回覧権限等設定書
回覧権限設定書を含む標準文書の各種権限、回覧ルート、保管先、業務時間管理帳票の閲覧権限等を使用者ごと文書ごとに設定します。作成、回覧、承認、確定後、設定された内容の各種権限で使用する事が可能になります。
物件伝票
業務日報作成の条件となる伝票です。業務日報記録対象物件として発生した段階で発行する最優先の伝票です。物件コード(伝票番号)は導入先ごとに自動発番ルールを設定することができ、煩わしい発番管理者は不要です。
業務日報
社員ごと、日付ごとに1枚の業務日報を作成します。作成、回覧、承認、確定後に、文書として保管されるとともに、アプリケーションデータとして読み込まれます。
 
 
 
統合業務管理 HOS.OfficeWare Business への統合
 
統合基幹業務管理HOS.OfficeWare Business へ統合する事ができます。取引先等登録票、回覧権限等設定書及び物件伝票は共通の文書となります。業務日報の時間データは、設定された単価で自動的に金額データに置き換えられ、統合基幹業務管理の仕入データとして自動記帳されます。日報作成後の日報に関する各種の処理は全て自動化されます。
 
 
 

電子帳票の生成と帳票例

  
電子帳票の生成
作成、回覧、承認、実行されたアプリケーション関連文書は、夜間の指定された曜日・時間に締切・更新処理を自動実行し電子帳票を生成します。閲覧権限の与えられた使用者は、ネットワーク上で自由に閲覧する事ができます。
 
電子帳票例
電子帳票は表示可能な項目の表示/非表示の切替や表示場所の移動が可能で、使用者ごとに最も適した表示内容の電子帳票を任意の種類設定し、必要に応じて選択して閲覧する事ができます。また、データ表示部は、表示内容をそのままエクセルに貼付、グラフや帳票を自由に作成する事ができます。
 
 
電子帳票一覧
 
画面・メニュー 電子帳票 備考
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