ワークフローの成立手法

業務プロセス最適化・自動化の最大のポイントはワークフロー機能です。ＩＤとパスワードで個人を特定し、文書ごとに各種権限を設定（権限マトリックス）し、次の回覧先（保管先を含む）の３要素でワークフローを実現、これまでにない成立手法が、自然で簡素で機密性の高い現実的なワークフロー環境をネットワーク上で提供します。
　

�@個人の特定 �A文書単位の権限管理情報 �B回覧経路情報 ＩＤ・パスワード 作成／確認／承認／実行 返却／保留／変更／送付／閲覧 次の 回覧先（参加者・保管先）

　
　
回覧処理部

回覧処理関連機能を持った回覧処理部は、全ての業務文書のヘッダーに配置され、それぞれの文書に関する必要な回覧処理を実行します。回覧処理別選択釦は、権限管理された釦が配置され、最少Wクリック1回で、選択された回覧処理を実行すると共に、次の文書へ移動します。「Wクリック1回」は、１文書当り国内最少の必要操作回数で、回覧処理にとって重要な要素です。

　
　
標準文書
　

取引先等登録票 「取引先等登録票」で回覧・実行・登録された人のみ電子文書の回覧に参加登録することができます。

　

回覧権限等設定書 電子文書の回覧は「回覧権限等設定書」の設定内容によりコントロールされます。 「回覧権限等設定書」により参加者ごと文書ごとに各種回覧権限、閲覧権限、標準回覧先、承認者等、電子回覧に必要な条件を設定、「回覧権限等設定書」そのものを回覧、承認、実行される事により回覧 権限が確定します。

　

ユーザー文書原稿（様式） 貼り付けフレーム付き文書で、文書そのものはワードやエクセルで作成し貼り付けフレームに貼り付け、電子文書として回覧し、承認・実行されることにより文書原稿として登録され、文書設定画面に保管されます。 貼り付けフレームはＡ５〜Ａ３、Ｂ５〜Ｂ４の各縦・横のサイズに切替表示が可能で、表示方法も実寸、縦横同率、縦横変倍等を選択することができます。

　

ユーザー文書 登録されたユーザー文書原稿（様式）を文書原稿として使用する文書で、「回覧権限等設定書」に使用する文書に関する必要項目を 設定・入力し作成、回覧、承認、実行後、定型文書として使用を開始することができます。

確認ボタンや承認ボタンをダブルクリック1回で、回覧処理と次の文書の表示を行います。一般的なワークフローシステムでは、1文書5〜10回のクリックが必要で、1日に100〜200文書の回覧処理が当たり前のワークフローでは、クリックの回数が致命的な結果をもたらすケースがあります。共有文書管理機能では最小限の操作回数で回覧処理を実行することができます。

ユーザー文書様式を使ったユーザー文書と回覧処理機能部例

全ての文書にはユーザー独自の入力、チェック及び添付資料項目を追加設定することができます。標準文書にない入力項目の追加や、客先からペーパーで提供された見積書や契約書なども、PDFなどの電子データに変換することにより文書に添付することが可能です。

承認権限者には文書（伝票）の作成が開始された段階から、未着文書として通知を受け、その文書内容も 着信前に確認することができます。

回覧処理種別、回覧者名、回覧処理日時等を自動的に記録し、回覧 経歴や所在を確認することができ、文書（伝票）の作成・回覧の経過や問題点のチェック・改善が容易に行えます。

承認・実行処理された文書は指定された保管先へ自動的に保管されます 。確定した文書の保管場所の閲覧権限が与えられた参加者は、確定した文書を変更・訂正し再回覧することができます。

全ての文書の文書番号 及び表題は生成ルールを設定し自動生成することができます。連続番号の桁数や連続番号の前後の文字列（社員コード、年度、月、年月日及び特定の文字など）はユーザーが独自で設定することができます。

ワードやエクセルでマニュアル、規定、基準、記録文書様式を作成することにより、全てのＩＳＯ関連文書を電子化することができます。既に「印刷物は全て参考文書である。」と全電子文書のフッターに明記し認証を受けています。
「HOS.OfficeWare WorkflowPlus」の共有文書管理機能を中心に、ＩＳＯ関連文書の全ライフサイクルの電子化を実現します。
　

マニュアル・規定・基準などの管理 品質マニュアル、規定、基準等のＩＳＯ関連文書の作成、審査、承認、発行、保管、公開、閲覧の全てを電子化 、経済的で効率的なＩＳＯ文書管理業務の実現を強力に支援します。

　

記録文書の管理 記録文書様式の作成、審査、承認 、記録文書の作成、修正再発行、回付、審査、承認、保管、公開、閲覧など記録文書に関する管理の全てを電子化、自動化、最適化します 。

業務文書は大きく分けて、信頼性の高い承認行為を伴う回覧文書と、回覧前後のまたは回覧中の複数の関係者への配布文書に分けられます。個人文書管理機能ではこの配布機能を果たすと共に、グループ内メール機能や、文書の公開・掲示・保管などのファイリング機能を提供します。