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HOS.OfficeWare Business
受注伝票や予算書など案件受注対応型事業所向基幹業務システムの入力画面を、アプリケーション関連文書としてワークフロー機能に提供し、伝票や文書の作成、回覧、承認から経年廃棄、年次更新まで、基幹業務情報管理の全ライフサイクルの自動化、最適化、効率化をパッケージソフトで実現します。
 

ワークフロー分散入力・データコミュニケーション統合型

 

「HOS.OfficeWare WorkflowPlus」のワークフロー機能に、 受注伝票、予算書、請求書、納品書、仕入伝票など、統合業務管理アプリケーションの入力画面をワークフロー文書として提供、出力帳票は電子閲覧ソフトとして提供します。入力作業を電子文書・伝票作成作業に置き換え、承認、保管、データ処理、電子帳票の生成まで、基幹業務情報管理の全ライフサイクルの自動化、 最適化、効率化を実現します。
システム製品は完全なパッケージ製品です。高機能、短納期を圧倒的な低価格で提供することができます。

 
 
 

アプリケーション関連文書の標準的な構成例

 
全ての文書の文書番号及び表題は生成ルールに従って自動生成されますので、人の手による管理の必要はありません。また、アプリケーション関連文書では、テキスト項目やチェック項目の追加や、関連ファイルの添付が可能な「その他」タブを全ての文書に設け、回覧情報を電子的に一元化しています。これにより、電子文書と紙情報の2元化した回覧による混乱はありません。
下記は受注伝票の文書例です。
 
受注伝票タブ
アプリケーションの入力画面の内容を文書化した画面です。伝票番号や表題は自動生成され、番号管理等の煩わしさはありません。
経過タブ
請求伝票と受入伝票と連携し、自動記帳された請求・受入経過を確認する事ができます。
原価検討書タブ
受注金額及び予定原価が適切かどうかの根拠資料として、積算・見積DynaAXまたはDynaMXからデータを読込んで作成します。
内訳書タブ
原価検討書の根拠資料として、原価、見積、予算、契約の4種類の内訳書を、積算・見積DynaAXまたはDynaMXからデータを読込んで生成・表示します。
明細書タブ
原価検討書の根拠資料として、原価、見積、予算、契約の4種類の明細書を、積算・見積DynaAXまたはDynaMXからデータを読込んで生成・表示します。
その他タブ
標準で準備されている項目以外に記録が必要なテキスト項目、チェック項目の追加や、関連ファイルを添付する事ができます。
その他タブは全ての文書に共通です。
 
 
 

入力伝票(業務文書)例

 

取引先等登録票
社員、受注先、仕入先、外注先などを登録します。会社や個人の住所、電話、メールアドレスなどの詳細なデータ、取引条件データ、調査票などの関連資料の添付など、必要な関連情報を含めて回覧・承認・確定後て文書として一元的に保存管理すると共に、アプリケーションデータとして読込まれます。

物件伝票
以下の全ての伝票作成の条件となる伝票です。案件として発生した段階で発行する最優先の伝票です。 この伝票の物件コード(伝票番号)が販売・原価発生情報の基本データとなります。物件コードは導入先ごとに自動発番ルールを設定することができますので発番管理者は不要です。

受注伝票
受注金額に関する情報を入力します。1つの物件に対して複数の受注伝票を作成・管理することができます。連携積算ソフトのデータをインポートして、原価検討書、見積内訳書や明細書等受注関連資料を添付することができます。また、注文書等の関連資料も電子ファイルで添付することができます。

請求伝票
請求明細書が必要な場合は、入力済みの仕入データ(業務日報)をワンクリックで抽出し、これを参照して明細書を作成することができます。請求漏れや請求過多を防ぎ、適切な請求明細書を効率的に作成することができます。

受入伝票
受注単位で受入処理を行います。消費税額は自動計算だけでなく、取引先の計算数値に合わせるためん手動での入力も可能です。

予算書 (オプション)
科目(費目)別の予算を作成します。連携積算ソフトから予算明細データをインポートして作成することも可能です。また、業務時間情報管理とも連携しており、業務時間予算明細も作成することができます。
仕入先等の見積書や予算根拠資料などを添付して回覧・承認を受けることができます。

発注伝票 (オプション)
資機材や外注労務の契約発注書を作成します。予算明細を参照・入力して発注明細を作成することもできます。
仕入予定先の見積書や関連資料を添付して回覧・承認を受けることができます。
発注に対する支払いデータの処理方法は、通常の仕入処理で行うか発注支払伝票で行うかを選択することができます。

発注支払伝票 (オプション)
発注伝票で発注された発注案件に対する査定・支払処理を行います。発注伝票作成時に発注明細書を作成することにより、明細レベルでの支払査定を行うことができます。
発注先から提出された請求書を添付して回覧・承認を受けることができます。

物品納品受付書 (オプション)
物品納品を受け付ける伝票です。物品、希望納期、受け渡し方法などを記入し担当者に回覧します。高額な納品の場合は見積書の発行も可能です。
納品依頼先からの注文書、仕様書、メモなどを添付しておくこともできます。

物品納品書 (オプション)
物品納品受付書に対する納品書を作成します。1物品納品受付書に対して、分割納品など複数の納品書を作成することができます。
仮納品書、仮受領書、納品書、受領書、請求書の5種類の帳票を印刷することができます。

機材納入依頼書 (オプション)
資機材の注文書を作成します。予算明細や発注明細を参照入力することができます。伝票には複数の仕入先の資機材を一括入力し、複数の仕入先への注文書を作成することができます。また、注文の際の図面、仕様書、商談メモなどを添付することができます。

機材納入確認書 (オプション)
機材納入依頼書で注文した資機材の納品を確認します。未納品・未処理の伝票を抽出し、納品状況を確認することができます。

 
 
 

仕入処理 (オプション)

 

仕入明細はこれまで多くの時間と労力をかけ手入力で処理されていました。仕入処理オプションはこの非効率な仕入処理業務を短時間で効率的な業務に転換します。
仕入先から提供される仕入データを読込んで確認・修正後、購入担当者ごとに仕入伝票を自動生成し、ワークフロー上で自動送付します。仕入データの読込、商品分類の変換、仕入伝票の生成・送付まで、仕入明細入力業務の自動化、効率化を実現します。

システムの概要
 
仕入データ
資材商社から月に複数回、CSVまたはテキスト形式のファイルで、納入済みの仕入データの提供を受けます。
 
仕入データの読込
仕入データを仕入処理オプションに読込ます。資材商社の商品分類を自社分類に変換するとともに、注文番号や仕入担当者の抜け落ち等をチェックし、エラーが発生した明細にはエラー内容を表示し、エラー対象の項目を赤色に反転します。
 
仕入データの訂正
エラーの発生した仕入明細を正しい内容に修正します。
 
仕入伝票の自動生成・自動送付
エラーが修正された未処理のデータで仕入伝票を生成し、仕入依頼担当者へ自動送付します。
 
仕入伝票の確認・回覧
自動送付された仕入伝票の内容を確認し、問題が無ければ確認または承認など回覧処理を実行します。
 
 
 

電子帳票の生成と帳票例

 
電子帳票の生成
作成、回覧、承認、実行されたアプリケーション関連文書は、夜間の指定された曜日・時間に締切・更新処理を自動実行し電子帳票を生成します。閲覧権限の与えられた使用者は、ネットワーク上で自由に閲覧する事ができます。
 
電子帳票例
電子帳票は表示可能な項目の表示/非表示の切替や表示場所の移動が可能で、使用者ごとに最も適した表示内容の電子帳票を任意の種類設定し、必要に応じて選択して閲覧する事ができます。また、データ表示部は、表示内容をそのままエクセルに貼付、グラフや帳票を自由に作成する事ができます。
 
  
 
電子帳票一覧
電子帳票 印刷帳票 回覧文書
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